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关于印发合同管理办法(试行)的通知
2014-03-11 11:10 郝瑞明

 

河南财经政法大学

关于印发合同管理办法(试行)的通知

河财政文〔201343

 

学校各部门:

《河南财经政法大学合同管理办法(试行)》已经校长办公会研究通过,现予印发,请遵照执行。

 

附件:河南财经政法大学合同审签单

 

 

河南财经政法大学

2013628

河南财经政法大学合同管理办法(试行)

 

第一章  总 则

 

第一条 为加强学校合同管理工作,规范合同行为,维护学校合法权益,依据《民法通则》、《合同法》等有关法律规定,结合学校实际,制定本办法。

第二条 本办法所称合同是指学校及所属各职能部门、教学部门与自然人、法人或其他组织之间为设立、变更或终止民事权利义务关系而形成的协议,包括各类合同书、协议(书)、备忘录以及以其他名称出现的协议。以上各类合同,除另有规定外均适用本办法。

第三条 学校签订合同,必须遵守国家法律、法规,坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则,任何部门和个人不得利用合同损害学校利益。

第四条 学校合同管理工作实行统一指导监督、分别授权管理的办法。

 

第二章  合同管理的基本制度

 

第五条 为加强对合同管理工作的领导,学校成立合同管理工作领导小组,成员由校领导、纪委(监察处)、工会、校长办公室、人事处、计划财务处、后勤处、审计处、国资处、基建处、法律事务等有关职能部门负责人组成。领导小组下设学校合同管理办公室,挂靠法律事务处。合同管理办公室是学校的合同统一管理机构,其主要职责为:

(一)负责学校合同的统一管理,包括合同内容的审核、合同登记备案、合同执行情况的监督、总结,以及协调学校其他有关部门共同管理学校合同等工作;

(二)负责制定学校合同管理工作的相关制度,并组织实施、解释、修订合同管理办法,不断完善学校合同管理制度,根据需要组织相关的业务知识培训;

(三)负责组织或者参与学校重大合同的起草、会审、洽谈和签订,以及合同纠纷处理等工作;

(四)根据我校实际情况,组织制定合作办学、人事管理、劳动聘用、房屋出租、商品采购等不同类型的合同范本,为各部门订立合同提供指导和服务。

第六条 学校刻制合同专用章,由校长办公室保管和用印。

第七条 根据业务归口,学校各类合同分别授权以下部门进

行业务管理:

(一)校长办公室负责合同专用章的管理使用、合同档案的管理。

(二)人事处负责学校人事合同的管理。

(三)国资处负责学校仪器、设备、大宗物资的采购合同、大宗服务项目合同、经营性固定资产的租赁合同、承包合同的管理。涉及实验教学设备,教务处参与管理。

(四)后勤处负责新校区的维修、装修、园林、家具公寓物品、生活用品采购合同的管理。

(五)文北校区管理处负责文北校区的维修、装修、园林、家具公寓物品、生活用品采购合同的管理。

(六)文南校区管理处负责文南校区的维修、装修、园林、家具公寓物品、生活用品采购合同的管理。

(七)基建处负责新校区建设工程之外的基本建设工程及服务项目合同的管理。

(八)国际交流合作处负责国际教育合作办学与交流合同的管理。

(九)科研处负责科研项目合同的管理。
(十)教务处负责国内教育合作办学与学校统招生教材采购

合同的管理。

(十一)图书馆负责图书购置、图书捐赠等合同的管理。

(十二)计划财务处负责融资合同、保险合同、对外投资合同的管理。

(十三)成人教育学院负责学校成人学历教育、继续教育、各类专业培训 、成教生教材采购合同的管理。
   
十四)物业服务有限公司负责学校劳动合同和劳务协议的管理。

(十五)新校区建设指挥部负责新校区建设合同的管理。

(十六)本办法未涉及的其他类型合同,应当报合同管理办公室审核,由合同管理办公室根据合同的性质、种类、标的金额、合同期限、社会影响等综合因素做出判断后,建议学校签署或者授权相关部门管理。

 

第三章  合同的签订程序

 

第一节  合同的立项与起草

第八条 学校授权的合同业务管理部门是承办单位,具体负责实施合同的立项和订立过程中的谈判和起草工作。

合同订立前,承办部门应从维护学校权益角度出发,对合同相对方的主体资格、委托代理权限、经营范围、履约能力、经济实力、社会信誉等情况进行详细调查。

第九条 合同立项后,由承办部门负责合同文本的起草。

合同的主要内容应包括:当事人姓名(名称)和住所,合同标的、数量、质量、价款、酬金及结算方式,双方的权利与义务,合同相对方各种承诺及优惠条件,审计约定及费用支付办法,履行期限、地点和方式,违约责任,争议解决方法等。

合同的基本要素应齐全,条款应明确、具体。

第十条 合同文本的选择应按照如下原则进行:

(一)学校已制订合同示范文本的,应当尽可能使用学校合同示范文本,并根据需要对合同内容予以充实和完善;

(二)没有可以适用的学校合同示范文本的,承办部门应当使用国家或主管部门、行业协会规定或推荐使用的合同范本;

(三)没有政府部门或者行业协会提供的合同范本的,承办部门应当从维护学校利益出发,积极争取由我方草拟合同条款,主导合同的谈判和订立,确保合同条款最大限度的实现学校权益;

(四)不得不由对方草拟合同文本的,承办部门应当就合同条款积极进行谈判、严格审核合同内容,积极维护学校权益。

第十一条 符合政府采购和招标投标条件的基建、维修保养、采购等民商事合同,应当遵守《中华人民共和国招标投标法》、《河南省政府采购管理暂行办法》等相关法律法规,根据《河南财经政法大学招标工作实施办法》规定的程序进行管理。

第二节  合同的审核与签订

第十二条 学校合同分为重大合同与一般合同。

标的金额在五万元以上的合同、涉及学校重大利益的合同如合作办学与交流合同、人事合同等为重大合同。学校重大合同执行审核会签制度,各业务归口管理部门、监察处、审计处和法律事务处为合同的主要审签部门。

重大合同以外合同为一般合同,一般合同由业务归口管理部门审核把关。合同签订后报学校合同管理办公室备案。

第十三条 重大合同报审时,承办部门须报送以下相关材料:

(一)《河南财经政法大学合同审签单》(见附件);

(二)提交正式的申请报告,对合同签订的背景情况、合同相对方资信情况、利弊分析、风险评估、决策过程等相关情况,予以详细说明。申请报告须由承办单位负责人签字并加盖单位公章;

(三)符合学校招标采购管理规定的,需提供招投标文件、中标通知书和招标纪要等材料;

(四)其他需要提交的材料。

第十四条 有关审查部门要分工协作,各负其责,共同为维护学校利益把好关。各审查部门主要职责如下:

(一)业务归口管理部门:对合同的必要性、可行性、合理性以及立项情况、合同内容、合同条款等进行审查。合同内容涉及到多个职能部门的,须经相关职能部门会签。

(二)法律事务处:对合同内容和条款的合法性、合理性和规范性进行法律审查,对履行合同的法律风险进行提示,必要时出具法律意见书;标的金额在学校“三重一大”标准以上的合同还应邀请学校法律专家咨询库内的三名以上专家提供书面法律意见。

(三)财务处:审查经济类合同条款是否符合学校有关财经政策和财务管理规定,合同款项支付是否有经费来源保障,资金结算及付款方式是否合理等。

(四)审计处:审查合同文本格式是否符合审计规范、合同的必要条款是否具备、内容是否合理合法等;对相应风险进行提示。

(五)监察处:对合同订立的程序及合规性进行审查;对相应风险进行提示。

(六)校领导:对经有关审查部门审查后的合同,签署意见。存在不确定事项或有争议的重大合同,应提交学校相关会议研究后,呈校长最终审定。

(七)合同管理办公室:汇总审查材料;对合同性质和内容进行初步判断;明确下一步的审签部门和流程;对法律事务处提示的风险进行评估和进一步分析;对按照程序通过审核的合同文本提请校长办公室加盖合同专用章,加盖相关领导签名章或提供合同签订授权委托书,并留存一份正式合同进行备案。

第十五条 合同文本经审查需要修改的,起草部门应根据有关审查部门的修改建议,及时对合同进行修改,并送相关部门复查通过。

第十六条 重大合同通过审查的,由承办部门凭《河南财经政法大学合同审签单》呈送有关校长签署或由校长授权专人签署。未经授权,任何人不得以河南财经政法大学名义或学校所属非法人部门公章对外签订合同。

第十七条 合同生效后,承办部门应将合同正本一份报送学校校长办公室,由校长办公室对合同进行分类编号并作档案保存。

第三节  合同的履行与变更

第十八条 合同签订后,即具有法律效力。合同承办单位及业务归口管理部门应对合同执行情况进行动态监督,加强对合同履行过程中各个环节的跟踪管理,保质、保量按期完成合同约定事项。

第十九条 在合同履行过程中,确需变更或解除的,应由双方协商一致后,签订变更或解除合同的书面协议。变更或解除合同,必须说明变更或解除的理由、变更或解除的条款及事项、履行期限、与原合同的关系等,并按前述流程报相关部门审核后签订。

第二十条 合同履行过程中的补充协议、会议纪要、书面签证、往来信函、文书、电话记录、传真、电报、合同履行记录及索赔报告等文件材料均为合同档案的组成部分,负责实施该合同的有关部门和人员应及时、妥善地处理、收集、整理、保存上述资料。

第二十一条 合同履行过程中,如果对方没有按合同的约定履行,负责实施该合同的有关部门和人员应当以书面函件形式通知对方,并及时将出现的问题、拟采取的措施向业务归口管理部门和主管校领导汇报,积极采取措施以防止损失扩大。

第二十二条 合同履行完毕的标准,应以合同条款或法律规定为准。合同条款或法律没有规定的,一般应以货物交清、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留问题为准。

第二十三条 承办部门(或业务归口管理部门)应及时将履行、变更、解除合同的有关资料报送合同管理办公室,合同管理办公室应及时按合同档案管理要求整理归档备查。

第二十四条 合同履行完毕后需要续签的,必须按前述流程报相关部门审批后再续签,必要时要对合同条款进行修改。除在合同中明确约定外,任何单位或个人不得擅自续签合同。

 

第四章  合同纠纷的解决

 

第二十五条 合同执行过程中出现争议时,由合同双方协商解决。协商不成的,通过仲裁或法律诉讼程序解决。

第二十六条 双方协商未达成一致的合同纠纷,承办部门应从合同纠纷的起因、双方有无违约情况、责任大小等方面收集证据,提出纠纷的处理意见,报主管校领导。

第二十七条 须经仲裁或法律诉讼程序解决的合同纠纷,根据《河南财经政法大学法律事务处理办法》(试行)规定的程序进行。

第二十八条 合同纠纷涉及的相关部门应当及时提供相关资料和信息,为学校处理合同纠纷提供必要支持。

 

第五章  责任

 

第二十九条 有下列情形之一,未给学校造成损失的,对直接责任人或负有领导责任的负责人进行批评教育;给学校造成经济损失的,应由负有责任的当事人承担相应的赔偿责任,并根据情节轻重追究其他责任:

(一)违反程序和规定擅自对外签订合同的;

(二)承办部门超越学校委托权限签订合同的;

(三)应签订书面合同但未签订的;

(四)承办部门或业务归口管理部门未调查对方资信情况、未审查对方主体资格等,以致被骗的;

(五)合同会审部门、管理部门、履行部门和有关人员没有按本办法的规定履行职责的;

(六)丢失或者擅自销毁、隐匿合同或合同附件,以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的;

(七)在学校处理合同纠纷的过程中不及时汇报、消极应对或不及时提供必要支持的。

第三十条 未经授权,擅自以学校名义签订合同的部门或者个人,应对该合同造成的不利后果承担全部责任。同时,学校将依照有关规定追究责任部门及责任人员的行政和经济责任;触犯法律的,移送司法机关追究法律责任。

第三十一条 在签订、履行合同中失职、渎职或以权谋私,损害学校利益的,学校依据有关规定追究当事人责任。

第三十二条 合同作为学校对外开展活动的重要法律依据和凭证,其内容涉及学校秘密的,有关人员应当严格保守合同秘密。违反保密义务,对学校造成损害的,应承担相应责任。

 

第六章  附则

 

第三十三条 在办理合同事务的过程中发生争议的,依照《河南财经政法大学法律事务处理办法(试行)》处理。

第三十四条 本办法由合同管理领导小组办公室负责解释。

第三十五条 本办法自公布之日起实施。学校以前制订的有关制度与本办法不一致的,以本办法为准。

 

附件

 

河南财经政法大学合同审签单

承办单位:            经办人:          联系电话:          合同编号:

合同名称

 

合同相对方

 

业务管理部门意见:

监察处意见:

财务处意见:

审计处意见:

法律事务处(合同管理办公室)意见:

校领导(分管业务)意见:

校领导(分管合同工作)意见:

 

 

 

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河南财经政法大学校长办公室             2013628日印发

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附件【河南财经政法大学合同审签单.doc已下载
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